Суть системы взаимоотношений с клиентами состоит, с точки зрения менеджера, в персонализации работы с конкретным клиентом. Клиенты люди, все они разные и к каждому из них нужно подобрать свой подход. Любому клиенту приятно, когда с ним разговаривают на его языке: отправляют ему персональный прейскурант цен, выставляют счет предварительно переговорив с ним, уточняют разные детали относительно поставки, предлагают различные персональные варианты предпродажного и после продажного обслуживания, внимательно выслушивают его мнение. Это обеспечивает лояльность клиента к фирме и, в конечном итоге, влияет на его предпочтение в выборе продавца.

Если клиентов немного, период времени между разговором и поставкой небольшой, характер отношений с клиентами можно и запомнить, или записать на бумажке.

Если клиентов много, а к этому стремиться любой менеджер по продажам, или общение с клиентом носит длительный характер, без средств, помогающих быстро вспомнить характер и суть проведенных ранее переговоров не обойтись.

Собственно говоря, программа автоматизации взаимоотношений с клиентом именно для этого и предназначена. Другой особенностью программы является прозрачность отношений клиента и менеджера, которая обеспечивает взаимозаменяемость менеджеров и преемственность отношений с клиентами.

Отличительная особенностью, предлагаемой программы, является то, что уровень взаимоотношений с клиентом определяется четырьмя заранее заданными характеристиками. Естественно, что эти характеристики могут быть разными для разных фирм, в зависимости от классификации уровней отношений, принятый в конкретной фирме. И, именно, сочетание этих характеристик позволяет быстро и четко установить достигнутый уровень взаимоотношений, а заметки в примечании и памятке, характер отношений.

Характеристик, конечно, может быть и меньше. Главное, чтобы сочетание этих характеристик полностью соответствовало принятым в данной фирме уровням отношений.

Автоматизация учета и планирования работ с клиентами проводится на основе разработанного шаблона программы под конкретные особенности работы фирмы. Содержание характеристик оговаривается с заказчиком.

Основная идея заключается в том, чтобы фиксировать все этапы работы с клиентом (заказчиком), при этом, не отвлекать исполнителя на дополнительные действия.

Программа внедряется быстро и безболезненно, если она способна заинтересовать исполнителя. Заинтересованность может быть разная. Это может быть и удобство ввода информации. Если сведения о клиентах удобнее и быстрее записывать на бумажке, чем искать поля ввода в разных частях экрана, то такая программа вряд ли будет использована, по крайней мере, информация о клиенте будет неполной, а скорее всего, и противоречивой.

Если программа не повышает производительность труда, то такая программа вряд ли заинтересует исполнителя. Повышение производительности труда, по крайней мере, придает исполнителю уверенность в завтрашнем дне.

Полнота и непротиворечивость сведений вводимых в стандартизованную базу данных контактов, обеспечиваемые удобством ввода и заинтересованностью исполнителя позволяют: эффективно контролировать качество работы отдела продаж в любой момент времени; повышать качество работы и определить стратегию развития.

Но все, как известно, не угодишь. Поэтому качественная программа должна быть многовариантной. А исполнитель выбирает тот вариант, который соответствует его предпочтениям.

Данное программное обеспечение – база данных, разработанная в Системе управления базами данных MS Access - хорошо себя зарекомендовала в фирме, состоящей из головной организации и двух родственных.
При наступлении отчетного периода, скажем по оплате НДС, руководством фирмы устанавливались количественные показатели величины НДС для всех трех фирм. И с помощью займов или перемещения товаров и т.д. удавалось в течение буквально пару дней оптимизировать налоговые платежи по НДС. Только после этого данные выгружались в 1С.